Rational Consulting : mise en place, gestion et optimisation d'ERP

L'importance du change management dans un projet ERP

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L'importance du change management dans un projet ERP

Nous lisons souvent que la conduite du changement est un facteur clé de succès majeur dans la réussite d’un projet ERP. S’assurer donc qu’une démarche de conduite du changement soit mise en place relève de l’assistance à maîtrise d’ouvrage (MOA) dont la mission première est de sécuriser le projet ERP. Mais qu’entendons-nous vraiment par conduite du changement et surtout quels impacts cette pratique a-t-elle sur le projet ?

La conduite du changement ou change management désigne l’ensemble des actions de sensibilisation visant à impliquer les collaborateurs dans un projet ERP dans le but de faciliter l’acceptation de la nouvelle solution et les nombreux changements inhérents.

En effet, un projet ERP est structurant pour une entreprise dans la mesure où elle va auditer, mettre à plat et revoir ses processus, en plus de changer d’outil de gestion. Les habitudes des collaborateurs, souvent bien ancrées, seront forcément impactées : s’ils ne sont pas bien préparés, le risque de rejet du projet est important. Voici quelques clés pour mener une démarche de conduite du changement efficace et impliquante pour les collaborateurs.

Le choix de la solution, une décision critique

Qu'il s'agisse d'un projet de changement ou une mise en place d'ERP, le choix de la solution doit répondre à la réalité métier de l'entreprise. Si la solution répond à une large majorité des process de l'entreprise, l'appropriation par les utilisateurs sera facilitée. En privilégiant une approche par le besoin, l'AMO aide à formaliser les besoins et à sécuriser le choix. Découvrez notre solution d'accompagnement : Audit et aide au choix

Une communication régulière, pour une meilleure implication

Plus la démarche de conduite du changement est initiée tôt dans le projet, plus elle sera efficace. Pour cela, il faut communiquer en toute transparence auprès de l’ensemble des futurs utilisateurs sur le projet :

- En amont : afin de présenter ses objectifs, son déroulé, le timing

- Tout du long : afin de suivre sa mise en place, son avancement, de travailler sur les points bloquants, célébrer l’avancée d’étapes clés…

- En aval : afin d’informer sur les retours d’expérience suite à l’implémentation et les bénéfices mesurés.

Plusieurs canaux de communication sont à privilégier afin de s’adapter aux différents profils des interlocuteurs : alors que certains préférerons l’emailing, d’autres seront plus sensibles à l’animation de réunions.

Être régulier dans sa communication est également important afin de favoriser l’engagement des utilisateurs dans le projet.

Une formation assidue des utilisateurs, pour une meilleure adoption

L’adoption de la nouvelle solution passe par la formation des équipes à son utilisation. La documentation générique fournie par l’éditeur ne sera pas suffisante, surtout dans le cas où des développements spécifiques ont été demandés. La rédaction de documentation fonctionnelle sera donc indispensable.

Pour varier les modes de communication et favoriser l’adoption, plusieurs supports peuvent être utilisés :

- Les newsletters, pour envoyer des vidéos et films et motion design pour les aspects théoriques ou des témoignages du management ou d’utilisateurs clés.

- Des mails, pour des documentations « formelles » ou e-learning

- Des notifications, pour les informations phares du projet

- Des sessions de formation ou ateliers de groupe en physique pour donner la parole aux utilisateurs et intégrer leurs retours

Qui porte la conduite du changement ?

La conduite du changement n’est généralement pas assurée par l’éditeur ou l’intégrateur, qui se limite à l’envoi de documentations génériques sur sa solution. L’équipe projet interne est souvent désignée, cependant l’AMOA est experte dans le pilotage de cet aspect.

Beaucoup de stratégies de conduite du changement ne se concentrent que sur les processus cibles. Or, la mise en place d’une démarche efficace implique une analyse et la prise en compte de la situation actuelle, afin justement de bien appréhender le changement vers la cible.

Rational Consulting propose une analyse de la situation actuelle avec les legacy et fait le choix de croiser les dires des personnes auditées lors de la phase d’Audit et aide au choix avec les données, souvent révélateurs des besoins en matière de conduite du changement.